Description
ProUnity est le point de contact unique (SPOC) pour cette mission. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter Musli Muslija, Client Satisfaction Manager, par e-mail à paradigm@pro-unity.com
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Description de mission
Contexte :
La population active de la STIB-MIVB est près de 10.000 personnes, travaillant sur des sites répartis dans la région Bruxelloise. Assurant un service de transport à la population, une bonne partie du personnel travaille dans les Business Unit Tram, Bus et Metro. La STIB-MIVB dispose en interne de tout le support administratif nécessaire au bon fonctionnement de toutes ses activités.
La gestion HR de cette grande diversité de métiers se fait par une division centralisée HR et des représentants locaux (HR Admins) qui assurent le support HR sur le terrain (environs 250 personnes en tout).
- La STIB-MIVB, aujourd’hui, ne peut garantir un soutient optimal de ses équipes de manière pérenne avec les technologies actuelles.
Sur base de ce constat, le programme de transformation digitale SyncHRone débute en 2020 avec comme principaux objectifs
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- La synchronisation des nouvelles technologies et des bonnes pratiques.
- La mise en place d’outils adaptés aux besoins spécifiques de nos candidats, de nos collaborateurs et de la gestion hiérarchique.
Parmi les nouvelles technologies qui seront mises en place, le choix a également été fait de travailler avec un HR Support & Service Catalog et Employee Self-Service pour les modifications des données personnelles.
Ces technologies ne devront non seulement permettre aux collaborateurs d’ouvrir ou faire le suivi d’un ticket par rapport à leur dossier, mais également aux gestionnaires RH de faire la gestion de relations en visualisant, d’une manière facile et rapide, toutes les demandes et réponses données aux collaborateurs ainsi que le stockage des modifications des données personnelles automatique dans le backend SAP HR.
- Pour répondre aux obsolescences technologiques, la STIB-MIVB a également lancé le programme de transformation Magellan avec comme principaux objectifs :
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- Migrer de SAP-ECC6 vers S/4
- Recréer les rapports construits dans Query Manager 3 dans Query Manager 4
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- permettre de faire un retour au standard pour certains processus HR (pécule de vacances, saisie/cession salaires, …)
- permettre un reengineering des processus pour tous les départements à l’exception du département Ressources Humaines pour lequel il s’agit d’une migration brownfield.
Objectif de la mission :
- La présente mission a comme premier objectif l’analyse et implémentation d’un HR Support & Service Catalog et Employee Self-Service pour les modifications des données personnelles
Analyse du besoin :
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- Inventorier les activités des cellules HR Admins pour évaluer le pourcentage de temps passé sur le data processing et le support au client
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- Définir les processus, une catégorisation et workflows à mettre en place dans un outil SRM
- Définir les liens avec les info-types et champs SAP HR pour l’injection automatique des modifications des données personnelles communiquées par ESS
- Définir les KPI & SLA
- Identification des grandes fonctionnalités
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- Renforcer l’expérience client
- Simplifier le suivi des demandes en conservant l’historique des contacts
- Permettre de faire des reporting rapide sur le nombre et type de demandes
- Définir le Support Delivery Model afin de rendre la première ligne HR plus efficiente
- Automatiser certaines activités sans valeurs ajoutées comme par exemple le stockage automatique des pièces justificatives dans un Dossier Électronique du Personnel.
Analyse d’outil :
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- comparaison des outils du marché afin de sélectionner l’outil répondant aux besoins fonctionnels et facile à interfacer avec la landscape SAP
- Support à la rédaction du Cahier des Charges
- Implémentation de(s) outil(s) sélectionné(s)
Le périmètre de cette partie de la mission commence de la phase de définition jusqu’à la phase d’implémentation et du roll-out complet sur le terrain.
- La présente mission a également comme objectif de participer aux tests métier dans le cadre de la migration de SAP-ECC6 vers S/4 pour tous les modules HR.
- Cartographier tous les processus gérés dans SAP et assurer l’analyse des impacts et l’identification des fonctionnalités métier
- Assurer la coordination de chacune des étapes avec le fournisseur en charge de la migration S/4 et la migration.
- Assurer que les rôles et autorisation, workflows et chacune des fonctionnalités seront reproduits à l’identique dans S/4
- Assurer le bon fonctionnement de toutes les interfaces.
- Une attention particulière devra être portée au Workbench dans SAP HR pour le bon fonctionnement de la paie
- Coordonner les activités avec les Business Analysts participants à cette migration et les Process Owners HR
- Définir et documenter les scenarii de test, effectuer les tests de régression , non-régression et intégration, et coordonner les UAT avec le business
- Coordonner la matière de formation
- Coordonner la communication avec les Process Owners
- Dans le cadre de la migration de QM3 vers QM4, création de tous les rapports HR dans l’environnement QM4.
La ressource pour cette mission travaillera en étroite collaboration avec les Business Analystes qui font partie de l’équipe HR Business Integrated Solutions, les Process Owners, Key Users, le département IS et l’équipe de projet pour la migration de SAP-ECC vers SAP-S/4.
Dans le but de faciliter et d’optimiser le suivi du projet, celui-ci sera en grande partie basé dans nos locaux avec la possibilité de 2 jours de télétravail par semaine : Département Ressources Humaines – Atrium – rue Royale 76 Koningsstraat – 1000 Bruxelles.
Responsabilités :
- Analyse et implémentation d’un HR Support & Service Catalog et Employee Self-Service pour les modifications des données personnelles
- Se familiariser avec le programme de transformation digitale HR, SyncHRone
- Gestion du projet end2end
- Analyse & documentation du besoin fonctionnel & des KPI
- Création de mockup pour faciliter la compréhension des process owners
- Analyse du futur outil
- Coordination avec les équipes impactés par ce changement
- Validation de la solution
- Support à la rédaction du cahier des charges
- Implémentation de la solution et rollout sur le terrain
- Migration des modules HR dans le cadre de la migration vers S/4 :
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- Se familiariser avec :
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- Le programme de migration S/4, Magellan
- Le fonctionnement des rôles et autorisations et workflows dans l’application actuelle SAP-ECC6
- Le data model dans S/4
- Tous les processus métier HR existants dans SAP-ECC6
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- Assurer
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- la coordination de chacune des étapes avec le département IT en charge des développements et le fournisseur en charge de la migration S/4.
- la reproduction identique des rôles et autorisations, workflows et chacune des fonctionnalités
- le bon fonctionnement de Workbench pour les runs de paie
- la coordination des activités avec les Business Analysts et les Process Owners HR
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- Coordination de la phase de test
- définir et documenter les scenarii de test
- effectuer les tests de régression et non-régression et tests d’intégration
- coordonner les UAT avec le business
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- Change Management
- Coordonner la matière de formation
- Création de tous les rapports HR dans l’environnement QM4 tout en s’assurant que les résultats de l’output sont identiques aux résultats dans l’ancienne version QM3.
Confidentialité :
Préalablement au démarrage de la mission, le consultant devra signer un engagement de confidentialité et de non divulgation des informations.
Le consultant s’engage à ne pas divulguer les informations reçues de la STIB-MIVB et veillera à n’accomplir aucun acte susceptible de porter atteinte aux intérêts de la STIB-MIVB.
Compétences comportementales :
- Sens analytique
- Sens critique
- Sens de la coordination et gestion des priorités
- Structuré
- Orienté résultat
- Orienté client
- Aptitude à communiquer (oral et écrit) de manière claire et constructive avec tous les niveaux de la STIB-MIVB (Management, Business, équipes Techniques)
Sens de la déontologie (respect des règles de confidentialité)
Connaissance des langues
- Français ou Néerlandais : excellent
- Seconde langue Français ou néerlandais : bon
- Anglais : bon
Informations additionnelles:
La mission peut être reconduite pour une durée maximale (durée initiale comprise) de : 880 jours ouvrables.