PROGRAM MANAGER VOIP

Het VoIP Programma bij FOD Justitie

Voor haar telefonie, met ongeveer 22.000 gebruikers, doet de FOD Justitie momenteel beroep op bijna 300 onafhankelijke telefooncentrales. Daarnaast beschikt zij over een centraal VOIP platform dat ongeveer 30% van de bestaande extensies bedient, voor de rechterlijke orde. In een aantal instellingen wordt tevens gebruik gemaakt van DECT telefonie.

Door de diversiteit aan centrales en hun leeftijd is er nood aan een uniforme VoIP oplossing. Dit is evenwel een zeer complex gegeven omwille van de diversiteit van de gebruikers, locaties en eventuele restricties afhankelijk van het type gebruiker.

Er werd reeds gekeken naar een breed aanbod van oplossingen waarbij rekening gehouden wordt met noden en wensen van de verschillende entiteiten van FOD Justitie. Er wordt ook gealigneerd met het Microsoft Teams project.

Daaruit zijn momenteel twee hoofdstromen gekomen, zijnde Teams Calling en Mobiele telefonie, in combinatie met het UCCAAS platform aangeboden door Smals.

Met deze mogelijkheden dienen de juiste oplossingen gebouwd te worden rekening houdend met de gebruikersprofielen, kosten en rekening houdend met bescherming van privacy

Jobinhoud

De Program Manager focust op het ontwikkelen van de objectieven en strategie van zijn programma en de impact hiervan op de organisatie. Voor elk programma zal de Program Manager de nodige projecten definiëren en opvolgen. Hiertoe stuurt hij de betrokken projectleiders aan en monitort hij de voortgang van de projecten in functie van het programma

Beschrijving en verantwoordelijkheden

Algemeen

• Waken  over de naleving en de coherentie van de processen en principes van de project methodologie..
• Meewerken aan de uitwerking van strategische doelstellingen en het operationeel plan voor de uitrol van de VoIP omgevingen. Je overlegt regelmatig met je verantwoordelijke over de activiteiten van de project teams en de behoeften op organisatorisch, materieel en menselijk vlak.
• Zorgen voor het kennisbeheer en proactief zoeken naar relevante informatie en documentatie gerelateerd aan het werkgebied en de werkomgeving. Bestuderen van de documentatie, informatie en kennis en ze ter beschikking stellen aan medewerkers en diensten van de stafdienst ICT via interne opleidingen, interne nota’s, enz.

Analyse

• Detectie van behoeften.
• Analyseren van de gestelde problemen of behoeften met als doel een concreet en doelgericht plan te kunnen opstellen.

Projectdefinitie

• Definiëren en plannen van verschillende projecten met als doel een coherent programma te verkrijgen
• Voorbeelden van activiteiten:
  • Vragen naar specificaties en verduidelijking bij de aanvrager teneinde de vraag juist te definiëren (inhoudelijke definitie) en de scope te bepalen.
  • Inschatten van de nodige profielen en het aantal mandagen, inplannen van het programma en samenstellen van projectteams
  • De nodige middelen bepalen en de budgettaire impact ervan inschatten.
  • Opstellen van een PID (wie-wat-wanneer).

Opvolging

• Opvolgen van het programma en zijn projecten met als doel ervoor te zorgen dat de vooropgestelde resultaten behaald worden.
  Context: Binnen de afgesproken normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten.
• Voorbeelden van activiteiten:
  • Uitvoeren en laten uitvoeren van alle nodige werkzaamheden in het kader van de uitrol van de projecten.
  • Bewaken van de scope van het programma
  • Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvoering en planning van de projecten.
  • Opvolgen van de budgetten, afspraken, tijdslimieten, …
  • Zorgen voor kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en de operationele werkzaamheden.
  • Coördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrokken partijen.
  • Bepalen van de prioriteiten.
  • Risico’s identificeren en remediëren (risicomanagement).

Rapporteren

• Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het programma met als doel de opdrachtgever op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het plan mogelijk te maken.
• Voorbeelden van activiteiten:
  • Verslag uitbrengen over de ontwikkeling van het programma en de verschillende deelprojecten.
  • De inzet van middelen verantwoorden.
  • Voortgang met de stuurgroep bespreken en op basis hiervan aanpassingen doen.

Communicatie

• Leiden van stuurgroepen in het kader van de VoIP projecten
• Rapporteren naar Kabinet en directie ICT
• regelmatig overleg met de projectleiders om op de hoogte te blijven en ondersteuning te bieden waar nodig.
• Actief deelnemen aan overleg rond lopende projecten, activiteiten, bestellingen en lastenboek gerelateerde onderwerpen.
• Informeren en sensibiliseren van alle actoren en regelmatig overleggen met de partners met als doel een draagvlak te creëren.
• Motiveren en aansturen van projectleden met als doel een optimale inzet en bijdrage van de projectleden te bekomen.
• Beheren van resources over de verschillende projecten
• Uitklaren en beheren van afhankelijkheden tussen de betrokken projecten
• Voorbeelden van activiteiten:
  • De inhoud, -aanpak en resultaten verduidelijken a.d.h.v. een communicatieplan.
  • De betrokken stakeholders op alle niveaus op regelmatige tijdstippen informeren, consulteren en input/validatie vragen.

De nodige informatie ter beschikking stellen, via de juiste kanalen.

Gedragsgerichte COMPETENTIE 

• Je denkt op een vernieuwende manier en brengt creatieve en innovatieve ideeën aan.
• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en je onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren.
• Je geeft advies aan je gesprekspartners en je bouwt een vertrouwensrelatie met hen op, op basis van jouw expertise. 
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en je neemt de verantwoordelijkheid op zich voor de correctheid van ondernomen acties. 
• Je oefent een voorbeeldfunctie voor anderen uit en ondersteunt en begeleidt de interne medewerkers in hun dagelijks functioneren. 
• Je biedt leveranciers en interne contacten een transparante, objectieve en persoonlijke dienstverlening aan en onderhoudt constructieve contacten met hen. 
• Je werkt constructief en resultaatgericht met andere stafleden/projectleiders/partners samen. 
• Je blijft op de hoogte van de recente ontwikkelingen binnen uw vakgebied om te kunnen inspelen op vernieuwingen in functie van de doelstellingen en geactualiseerde informatie aan te bieden. 
• Je bent communicatief en onderhandelen met anderen is jouw troef.
• Je bent organisatorisch sterk en laat je niet snel afschepen.

Andere competenties

• Je hebt ervaring van min. 5 jaar met Program Management of 8 jaar met het begeleiden van grote projecten in een omgeving van meer dan 500 gebruikers in VoIP oplossingen en één van volgende domeinen:
  • ICT Netwerk
  • Wintel en end user platformen
• Je werkt oplossingsgericht, neemt ownership en bent hands-on. Je bent vertrouwd met zowel het optimaliseren van de dagelijkse activiteiten als het vernieuwen van platformen, systemen en werkmethodes. Je werkt processen en procedures uit. Dit uiteraard binnen een uitgewerkt budget.
• Je hebt een brede technische kennis en interesse (soft- en hardware) zonder daarom specialist te moeten zijn (netwerken, hardware, active directory & DNS, operating systemen, virtualisatie, monitoring, security & firewall, storage, backup, ,telefonie…).
• Goede kennis van de gangbare Office applicaties (Word, Excel, Outlook…)
• Je werkt in een tweetalige omgeving, dus je beheerst beide landstalen en hebt daarenboven een goede kennis van het Engels

Pluspunten

• Kennis van de Atlassian stack (Jira/Confluence)
• Kennis van ITIL/ITSM
• Kennis van de Microsoft Calling VoIP oplossing

Optionele verlengingen van 220 dagen in 2026 en 2027.